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L’emergenza Covid-19 ha cambiato radicalmente anche il settore delle trasferte di lavoro ed ha portato alla luce alcuni aspetti che le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni ed al settore di appartenenza, non possono non tenere in considerazione. Esistono, infatti, una serie di rischi, cosiddetti “atipici”, legati ai loro dipendenti ed ai contrattisti terzi in trasferta ed agli “Expat” delocalizzati all’estero, con i quali le aziende devono costantemente confrontarsi. Pensiamo, oltre ai problemi legati all’instabilità politica, anche a quello che può accadere a livello sanitario (e gli ultimi mesi ci hanno dimostrato che non esistono paesi sicuri) o a eventi naturali catastrofali.

Abbiamo incontrato il dottor Fabio Caglià, managing director di Auxilia Security  Consulting (società che offre servizi e prodotti focalizzati sulle iniziative di security, criticità delle infrastrutture ed attività di protezione, gestione dei rischi aziendali, gestione della crisi e risposte alle emergenze) per farci spiegare che impatto hanno avuto questi mesi sul settore dei viaggi di lavoro e cosa, secondo lui, accadrà nel prossimo futuro.

“Per prima cosa – precisa il dottor Caglià – dobbiamo definire, nella maniera corretta, il processo Travel Risk Management (TRM) e dobbiamo analizzare il contesto legislativo in cui esso si inserisce. Ci sono, infatti, due leggi che definirei i capisaldi di questo settore: la legge 81 del 2008 e la legge 231 del 2001. Entrambe impongono al datore di lavoro di mitigare i rischi che possono derivare dai viaggi di lavoro o dalla delocalizzazione di alcuni dipendenti e terzi, anche per periodi limitati. Per farlo dobbiamo tenere in considerazione due aspetti che reputo prioritari: quello di security e quello di safety che, purtroppo, moltissime aziende nel nostro paese tendono a sottovalutare”.

Gestire e mitigare i rischi è di vitale importanza per ogni azienda. Ed è estremamente importante gestire anche quelli legati alle trasferte di lavoro.

“Non possiamo – aggiunge Fabio Caglià – sottovalutare questi aspetti. Oltre alle due leggi sopra citate, anche l’articolo 2087 del Codice Civile prevede che l’Imprenditore nell’esercizio dell’impresa, debba adottare le misure ritenute necessarie alla tutela dei lavoratori dai rischi per la loro sicurezza (Safety e Security). La legge 81/2008, oltre a dare precise indicazioni al Datore di Lavoro circa la Redazione del DVR (Documento Valutazione Rischio) nel quale devono sempre essere valutati e mitigati tutti i rischi, sia di Security che di Safety), gli impone anche tra le mitigazioni l’obbligo di formare ed informare dipendenti e terzi che effettuino trasferte di lavoro.  Non si tratta di un’attività banale, anzi: effettuare il setup del processo di Travel Risk Management è cruciale per la mitigazione di ogni tipo di rischio. Io credo che sia mutato radicalmente l’ambiente in cui ci muoviamo: negli anni ’90, ad esempio, si tenevano in considerazione solo alcune fasi di questo processo, ora è cambiato completamente il punto di vista. È finita, in altre parole, la fase in cui si distinguono paesi a rischio e paesi non a rischio. Adesso vanno valutate tutte le destinazioni e, a prescindere dal risk rating assegnato a ciascun Paese, bisogna, in ogni caso, considerare le peculiarità della singola trasferta per predisporre tutte le mitigazioni necessarie e adeguate al caso concreto”.

Il Covid-19, lo sappiamo, ha fermato – almeno momentaneamente – tutte le trasferte all’estero. Ma questa emergenza ha fatto in modo che chi si occupa della security dei viaggi di lavoro, essendo presente nei tavoli di crisi istituiti per questa emergenza, si sia meglio integrato con gli altri dipartimenti, anch’essi coinvolti nella crisi. La congiuntura attuale ha fatto sì che in linea di massima quando si pianifica una trasferta, non si pone l’attenzione solo sull’aspetto economico, ma anche (e soprattutto) sul fattore sicurezza.

“Il settore dei viaggi di lavoro – precisa il dottor Caglià – ripartirà seppur in percentuale minore, immagino, non prima di gennaio 2021. Dovremo però ridisegnare quasi completamente i processi e cambiare il nostro modo di programmare le trasferte, in Italia e all’estero, nella loro totalità. Non si tratta solo di analizzare e mitigare il rischio del trasporto, scegliendo ad esempio i vettori che garantiscano determinati standard di sanificazione e distanziamento sociale, ma di tutto ciò che ruota intorno al viaggio: continueremo a scegliere gli hotel con determinati standard in cui transitano parecchie persone e sui quali non possiamo avere la certezza della corretta sanificazione degli spazi o, magari, inizieremo a preferire abitazioni in affitto?”.

In conclusione per riassumere l’attuale quadro generale del Travel Risk Management, è necessario focalizzare, ora e in futuro, tre aspetti fondamentali:

• Formalizzazione all’interno delle aziende dei Crisis Team, nati durante i mesi di lockdown. In Italia, prima del Coronavirus, questi Team – se presenti – erano designati solo sulla carta. Il Covid-19 ha rappresentato l’occasione per la creazione e l’effettivo funzionamento di tali Team, che hanno permesso anche lo sviluppo di un’importante sinergia tra i diversi dipartimenti aziendali, che sarà sicuramente utile in futuro.
• Cambiamento del concetto di rischio e della sua valutazione. Dobbiamo iniziare a considerare e quindi inserire nel DVR, una serie di “rischi atipici” nella maggior parte dei casi tralasciati solo perché improbabili, quale ad esempio quello della pandemia. La crisi economica che deriva dall’emergenza sanitaria ha generato una situazione che porterà, ad esempio, ad un incremento di micro-criminalità che non può essere ignorato e questo ci obbligherà a rivalutare la probabilità di accadimento di determinati rischi.
• L’importanza degli strumenti tecnologici e delle app nella gestione di una trasferta. Prima del Covid-19 la tecnologia rappresentava un semplice strumento di pianificazione (spostamenti, prenotazioni ecc. ecc.). Oggi, invece, si aggiunge anche un aspetto legato alla fruizione di informazioni necessarie a chiunque intraprenda una trasferta e al supporto non solo legato alla sicurezza, ma anche alla salute.